التعاون الجماعي

معاملة واحدة، وكل من يعمل عليها.

1. 01

   المراسلات تصل إلى المعاملة لا إلى صندوق بريد

   يُدرَج البريد في سجل القضية إلى جانب المستندات والجلسات والمهام، موسوماً وقابلاً للبحث. فيكفّ السياق عن أن يكون ملكاً شخصياً لأحد.

2. 02

   اسأل سؤالك على السجل

   علّق على أي سجل وأشِر إلى زميلك بالاسم. تصله الإشارة في سجل إشاراته، ويبقى السؤال وجوابه ملتصقين بالمعاملة التي يخصانها — حيث سيجدهما فعلاً من يتسلّم الملف بعدك.

3. 03

   لكل عمل مسؤول وتاريخ

   تُسنَد المهام والمتابعات إلى شخص بموعد نهائي، وتصل التذكيرات قبل أن يصبح الأمر عاجلاً لا بعده. فلا شيء يقع في الفجوة بين اثنين ظنّ كلٌّ منهما أن الآخر يتولاه.

4. 04

   سجل النشاط يُظهر ما جرى فعلاً

   مسار واحد عبر العملاء والمعاملات والقضايا والجلسات والفواتير والمدفوعات والمصروفات ومعرفة العميل والعملاء المحتملين — من فعل ماذا، ومتى. صفِّه حسب الوحدة، واقرأه بالعربية أو الإنجليزية؛ فالسجل يكتب عناوينه بلغة قارئه.

5. 05

   كل شخص يرى ما يُفترض أن يراه

   تُطبَّق الصلاحيات على السجل لا على الشاشة: يرى الموظفون المعاملات التي يعملون عليها، ويمكن حصر الملفات الحساسة أكثر، وتحديد نطاق العمل حسب القسم أو المكتب. وتتشارك المكاتب المتعددة الفروع قاعدة عملاء واحدة لفحص تضارب المصالح بينما تبقى تقاريرها منفصلة.

الأمر نفسه، على الشاشة.

حسابان جنباً إلى جنب: كلٌّ يرى الملفات المسندة إليه وحدها.

ما الذي يتغيّر في المكتب.

• التسليم يصبح فتحَ المعاملة، لا إعادة توجيه سلسلة رسائل.
• نقاش القضية يبقى بعد رحيل من كتبه عن المكتب.
• الشريك العائد من إجازة أسبوعين يلحق بالمستجدات في دقيقة.
• لا شيء يتوقف لأن اثنين ظنّ كلٌّ منهما أن الآخر يتولاه.
• الناطقون بالعربية والإنجليزية يعملون في نظام واحد، كلٌّ بلغته.
• كل إجراء يحمل اسماً وتوقيتاً، دون أن يتولى أحد مسك السجل.

المزايا