إدارة النفقات

من الإيصال إلى الفاتورة.

1. 01

   سجّله على العمل الذي يخصّه

   يُقيَّد المصروف على المعاملة، وعلى القضية أو المشروع داخلها — مع الإيصال مرفقاً، والمبلغ، وضريبة القيمة المضافة، والتاريخ، ومن دفعه ولمن دُفع. وتُسجَّل رسوم المحاكم بوصفها ما هي عليه لا كتكلفة عامة.

2. 02

   حدِّد إن كان أحدهم دائناً للمكتب

   ضع علامة على المصروف بأنه يحتاج مطالبة حين يكون شخصٌ قد دفعه من ماله. عندها يستطيع المكتب في أي لحظة أن يسرد كل مصروف دفعه أحدهم ولم يُعَد إليه — وهو سؤال تجيب عنه معظم المكاتب بالسؤال في الممرات.

3. 03

   ينتظر الاعتماد

   يبقى المصروف معلّقاً حتى يُعتمد أو يُرفض. فلا يصل إلى العميل ما لم يُصرَّح به، ويُسجَّل الرفض بدل أن يكون حديثاً لم يدوّنه أحد.

4. 04

   استردّه على فاتورة العميل

   تُفوتَر المصروفات المعتمدة إلى جانب الأتعاب المهنية وتُفصَّل منفصلةً عنها، فيرى العميل ما كان عملاً وما كان تكلفة أُنفقت لحسابه.

5. 05

   سوِّ المطالبة

   ضع علامة على المطالبة بأنها سُوّيت حين يُعاد المبلغ لصاحبه، فتخرج من قائمة غير المسوّى. فيُتابَع ما يدين به المكتب لموظفيه بالجدية نفسها التي يُتابَع بها ما يدين به العملاء للمكتب.

ما الذي يتغيّر في المكتب.

• لا يبقى أحد دافعاً من ماله أطول مما ينبغي.
• يمكنك سرد كل مصروف ما زال المكتب مديناً به لأحد، متى شئت.
• رسم المحكمة يُحمَّل على العميل الذي أُنفق لأجله فعلاً.
• الإيصالات تبقى مع المصروف لا في جيب معطف.
• ضريبة القيمة المضافة تُسجَّل لحظة الإنفاق لا تُستعاد لاحقاً بالاستنتاج.
• التدقيق يصبح تصفيةً لا إعادة بناء.

المزايا