تزخر مهنة المحاماة بشتى أنواع العقود التي تشُكل إحدى الركائز الرئيسة لممارسة القانون. فإذا تعلق الأمر بالعقود الداخلية بين الموظفين أو تضمنت إبرام إحدى الصفقة التجارية الجديدة بمختلف الطرق، لا تقتصر أهمية العقود على تحديد الشروط والأحكام المتفق عليها بين الأطراف المتعاقدة فحسب، بل تُشكل أيضًا إحدى النقاط المشتركة الرئيسة التي تحكم العلاقة بين تلك الأطراف وتعمل على تعزيزها وتقويتها.
ولسوء الحظ، لا توفر العقود القانونية نفس شعور السعادة الذي يغمرنا أثناء الترحيب بأحد الموظفين الجدد داخل أروقة الشركة، أو عند إبرام صفقة تجارية جديدة مع أحد العملاء / الشركاء. ويرجع ذلك إلى حقيقة أن العقود القانونية تفتقد إلى الحس العاطفي والشغف اللذان نشعر بهما في واقع الأمر عند إقامة علاقة عمل جديدة.
واستمر ذلك الأمر في الاتساع وأصبح أكثر تعقيدًا عندما بدأ معظم المحامين بالعمل عن بُعد وذلك بعد مشكلة تفشي الجائحة. ونتيجة تراجع التعاملات المباشرة مع العملاء، أصبحت عملية التعاقد يطغو عليها الإحساس بالملل، مما يجعلها تبدو وكأنها بعيدة كل البعد عن علاقة العمل وأطرافها.
وقد حان الوقت الذي يتحتم فيه على الفرق القانونية أن تبذل جهدها لتعمل على إعادة صياغة العقود حتى تتضمن تلك العقود بنودًا تتسم بكونها أكثر إنسانية وودية. وفي سبيل ذلك تم تحديد الخطوات الخمس التالية التي يمكن أن تضيف عاطفة إلى العقود القانونية والتي يجب أن تحوز على قدر كبير من اهتمامك:
* استخدم علامتك التجارية
تقضي الشركات وقتًا طويلًا في تطوير العلامة التجارية الخاصة بها والمنصات الرقمية التي تمثلها داخل وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني والوثائق الأخرى المختلفة. فما هو المانع من استخدام العلامة التجارية في عقودك أيضًا؟
نظرًا لأن الناس يدركون بالفعل علامتك التجارية، سيكون من الأسهل بكثير التواصل مع الموظفين والعملاء أو العملاء المحتملين في شكل عقود أيضًا. بدلاً من استخدام لغة قانونية معقدة مليئة بالمصطلحات اللغوية التي تربك الطرف الآخر وتستغرق وقتًا طويلاً لفهمها، تساهم بضع صفحات مكتوبة باللغة الودية السهلة على إنشاء علاقة جديدة راسخة بشكل أسهل.
* الشفافية تلعب دورًا محوريًا
يُعتبر إدراج أهم النقاط في متن العقد من الأخطاء الشائعة في العقود القانونية. وحينها لا يقتصر العقد على كونه معقدًا وسببًا في إهدار الوقت فحسب، بل يدفع أيضًا الطرف الآخر أيضًا إلى فقدان الاهتمام بتوقيع العقد وبالتالي تأخير إبرام الصفقة.
يجب على الفرق القانونية ذكر أهم التفاصيل في بداية المستند حتى يتوفر للطرف الآخر الوقت الكافي ويصبح قادرًا على اتخاذ القرار بسهولة. كما يجب التنويه أن هذه الخطوة لها أهمية كبيرة في إبرام الصفقات التجارية.
* إبراز السعادة والعواطف
لا توجد قاعدة صارمة ومُلزمة مفادها أن جميع العقود يجب أن تبدو شديدة الرسمية والروتينية. على النقيض من ذلك، يجب أن تستخدم العقود الخاصة بك نفس اللهجة البشرية الودية التي تستخدمها على وسائل التواصل الاجتماعي ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة سواء كنت ترحب بموظف جديد في شركتك، أو تهنئ عميلاً وشريكًا جديدًا للانضمام إلى عملك، يجب أن يعبر العقد القانوني بالقدر المناسب على الشعور بالفرح وذلك من شأنه أن يجعلهم يشعرون وكأنهم يتعاملون مع فريق مخضرم بدلاً من منظمة عادية مجهولة الهوية.
وتحوز هذه الخطوة على حظًا وافرًا من الأهمية عند إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت بدلاً من الاجتماعات المباشرة. يحتاج الطرف الآخر إلى الشعور بالترحيب، وعند إضافة لمسة إنسانية وصوت ودي إلى عقودك تكون قد أتممت المهمة بنجاح. على سبيل المثال، إذا كنت توظف موظفًا جديدًا، يمكن للفرق القانونية محاولة إضافة بعض المعلومات الشخصية الودية التي ربما أعرب عنها الموظف أثناء المقابلة مما يجعل العقد أكثر ودية وسيعود عليك ذلك بالنفع.
* اجعل خطواتك وتوقعاتك أكثر وضوحًا
بعد استخدام اللغة الودية في العقود القانونية الخاصة بك، فإن الخطوة التالية التي يجب على الفرق القانونية الالتزام بها هي توضيح التوقعات. حيث أن الطرف الآخر بحاجة إلى معرفة الخطوات التالية لتوقيع العقد.
على سبيل المثال، إذا كنت قد أبرمت اتفاقية مع عميل جديد، فيجب أن يشير العقد القانوني الخاص بك إلى الخطوات التالية المتضمنة مثل توضيح الخطوات الخاصة بإعداد العميل وتدريبه، اعتمادًا على طبيعة أنشطة عملك التجاري. وتكمن الخطو التالية في توفير الفرص لعملائك حتى يكونوا قادرين على المشاركة في كل خطوة وذلك من خلال التأكد من أن أعضاء فريقك على اتصال دائم بهم فيما يتعلق بكل خطوة وبذلك تكون الخطوات واضحة للجميع وتتسم بالشفافية الكاملة.
* جوهرية الشكل
يجب أن يكون عقدك القانوني موسومًا بشكل ثابت لذا يجب أن تتأكد من استخدام شعار شركتك وألوان علامتك التجارية وتوضيح الأهداف في محتوى العقد، وذلك حتى تجعل العقد القانوني متميزًا ومختلفًا عن العقود الأخرى.
بالإضافة إلى جميع النقاط المذكورة أعلاه، تأكد من استخدام الأتمتة لتسهيل العملية برمتها. من خلال الأتمتة، يمكن للفرق القانونية إنشاء قوالب وتصميم العقود لجعلها تبدو أقل رسمية وأكثر ودية.
