يعد حساب معدل الاستخدام في المقام الأول جزءاً لا يتجزأ من نجاح أي مكتب محاماة في حساب إيراداته. وهو ما جرت به العادة في مجال ممارسة القانون إذ تحسب إيرادات مكتب المحاماة من خلال احتساب ساعات المحامين التي يمكن تحرير فواتير بها مقابل الساعات التي لا يمكن تحرير فواتير بها، مما يتيح لمكتب المحاماة قياس الإنتاجية المستمرة، جاعلاً من معدل الاستخدام أحد أهم مؤشرات الأداء الرئيسة التي يجب على شركات المحاماة تتبعها.
من الناحية الإستراتيجية، يحتسب معدل الاستخدام لمكتب المحاماة عن طريق حساب الساعات التي يمكن تحرير فواتير بها ثم تقسيمها على عدد ساعات العمل الفعلي في اليوم. فعلى سبيل المثال، إذا كان لدى مكتبكم معدل استخدام بواقع 31٪، فهذا يعني أن مكتبكم تمكن بسهولة من ضمان 2.5 ساعة يمكن تحرير فواتير بها في يوم عمل عادي مدته 8 ساعات، وهو ما يمثل من الناحية الإحصائية متوسط معدل الاستخدام لمكاتب المحاماة وفقاً لتقرير التوجهات القانونية لعام 2021.
ومع ذلك، من المهم للغاية ملاحظة أن معدل الاستخدام المحسوب لمكتب المحاماة لديكم لا يحدد أداء المحامي. ينبغي ألا ننسى أن المحامين والممارسين القانونيين يقومون بدورهم الكامل في مساعدة الآخرين في أمورهم القانونية، وأن مؤشر الأداء الرئيسي المرتبط بالإيرادات لا يحدد مدى رضا العميل والخبرة التي تركز على العميل. تكمن فعالية معدل الاستخدام فقط لتقييم عمليات مكتبكم الجارية.
وفقًا لاستطلاع أجريناه على منصات التواصل الاجتماعي الخاصة بنا، 88٪ من الممارسين القانونيين يعتقدون أنه من المهم لشركات المحاماة حساب معدل الاستخدام في حين ان 11٪ لم يوافقوا. هذا يعني أن أهمية حساب معدل الاستخدام يتم التعرف عليها تدريجياً.
بعبارات بسيطة، من شأن حساب معدل الاستخدام أن يوفر للمحامين والممارسين القانونيين رؤية دقيقة للبيانات والمعلومات المهمة، والتي يمكنهم بناءً عليها اتخاذ قرارات أعمال سليمة. على سبيل المثال، سوف يمنحهم هذا لمحة عامة عن الخدمة القانونية التي يمكن أن تكون ذات ربحية قصوى محتملة.
الآن وبعد أن وضح سبب أهمية حساب معدل الاستخدام لمكاتب المحاماة، لنلق نظرة على بعض طرق زيادته بفعالية – العامل الأول والأهم الذي يجب مراعاته هو تتبع معدل استخدام مكتب المحاماة لديكم. بمجرد تسجيل ذلك بوضوح، من الضروري تعيين منبه تقويمي لتسجيله بانتظام دون أي تأخير، والذي يمكن أن يكون أسبوعياً أو نصف شهري أو شهرياً وفقاً لأهدافكم.
ثانياً، من الضروري لمكاتب المحاماة تحديد هدف مخصص لها. على سبيل المثال، إذا كان هدفكم هو تحقيق معدل استخدام بنسبة 45٪ ، فيجب عليكم تسجيل ذلك وتعيين إشعارات التتبع وفقاً للهدف.
بالإضافة إلى ذلك، إن تتبع الوقت نسبي بصورة مباشرة وبنفس أهمية مؤشرات الأداء الرئيسة لمكتب المحاماة، مما يعني أنه يجب أن يسيرا جنباً إلى جنب. يجب إعطاء الأولوية لتتبع الوقت خاصة في حال إدراككم أهمية تتبع معدلات الاستخدام.
ليكن نصب أعينكم أن تتبع الوقت والساعات التي يمكن تحرير فواتير بها ومعدل استخدام مكتب المحاماة لديكم لم يكن أسهل من أي وقت مضى – يعود الفضل في ذلك إلى “ليجال تيك” وظهور أنظمة إدارة الممارسة القانونية. إن أتمتة مكتب المحاماة لديكم باستخدام نظام سحابي رقمي يعني أنكم ستقللون من مقدار الوقت الذي تقضونه عادةً في العمل الذي لا يمكن تحرير فواتير به، والذي سيساعد بدوره المحامين على تحقيق إنتاجية وكفاءة أعلى مما سيخلق أيضاً تجربة فريدة تركز على العميل.
